Goriški muzej, kot pokrajinski splošni muzej, igra ključno vlogo pri zbiranju, ohranjanju, dokumentiranju in proučevanju premične kulturne dediščine. S svojim delovanjem pokriva območje zgodovinske Goriške, torej tisti njen del, ki je danes v Sloveniji. V muzeju, ki upravlja številne zbirke, so zastopane vse muzejske stroke, kar zagotavlja celovit pristop k varovanju in predstavitvi naše bogate preteklosti. Poslanstvo muzeja presega zgolj hranjenje in raziskovanje; bistveno je predstavljanje te dediščine ter izsledkov analiz in ovrednotenja le-te najširši javnosti z najrazličnejšimi standardnimi in sodobnimi prijemi. To vključuje stalne in občasne razstave, strokovne in poljudne publikacije, predavanja ter uporabo elektronskih medijev, kot so splet, zgoščenke in videoprodukcija.
Pravna podlaga delovanja in javna služba
Delovanje Goriškega muzeja temelji na več ključnih zakonih in predpisih. Ustanovitev javnega zavoda Goriški Muzej Kromberk - Nova Gorica je opredeljena z Odlokom o ustanovitvi in njegovimi spremembami in dopolnitvami. Ključni predpisi, ki urejajo njegovo delovanje, vključujejo Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo, Zakon o varstvu kulturne dediščine (ZVKD-1), Zakon o javnih financah, Zakon o zavodih ter Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2). Poleg tega se muzej ravna po Zakonu o javnih uslužbencih, Zakonu o delovnih razmerjih (ZDR) in Zakonu o sistemu plač v javnem sektorju. Kolektivna pogodba za kulturne dejavnosti v Republiki Sloveniji prav tako določa okvir delovanja.
Goriški muzej kot pokrajinski muzej v skladu z uredbo o vzpostavitvi muzejske mreže za izvajanje javne službe na področju varstva premične kulturne dediščine in določitvi državnih muzejev zagotavlja in izvaja javno službo za območje Mestne občine Kranj, Cerklje na Gorenjskem, Naklo, Preddvor, Jezersko, Šenčur in Bohinj. V sodelovanju z drugimi muzeji pokriva tudi širša območja, kar zagotavlja celovito pokritost regije.
Notranja organizacija in dejavnosti
Muzej je organiziran v okviru muzejskih zbirk, oddelkov in organizacijskih enot, kjer izvaja dejavnosti, opredeljene kot javna služba. Osnovna muzejska dejavnost, za katero je muzej ustanovljen, se izvaja v okviru službe kustosov. Konservatorsko-restavratorska služba skrbi za ohranjanje predmetov, medtem ko dokumentacijska služba (hemeroteka, avdio-videoteka) zagotavlja dokumentacijo materialne in nematerialne kulture. Knjižničarska služba dopolnjuje zbirko z relevantno literaturo, depojska služba pa skrbi za varno hrambo muzejskega gradiva.
Posebej pomembna je služba za odnose z javnostjo (komunikacijska služba), ki skrbi za izvajanje muzejskih vzgojno-izobraževalnih programov, izdajateljsko dejavnost, oblikovanje razstav, organizacijo prireditev, informacijsko in promocijsko dejavnost, trženje, animacijo obiska ter prodajo vstopnic. Cilj teh dejavnosti je promocija muzeja in muzejske dejavnosti. Splošna služba pa pokriva administrativna, finančno-računovodska, kadrovska, pravna in tehnična dela, ki so nujna za nemoteno delovanje celotne organizacije.
Obdelava osebnih podatkov: Pravne podlage in namen
Vsaka sprememba dokumenta, ki ureja obdelavo osebnih podatkov, bo objavljena na spletni strani muzeja. Organizacija obdeluje podatke o svojih zaposlenih na podlagi določil v zakonu, kar omogoča delovnopravna in socialnovarstvena zakonodaja. Za namene zaposlovanja se obdelujejo predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčna številka, kraj, občina in država rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd.
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov je lahko tudi: Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo, Zakon o spodbujanju razvoja turizma, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, Zakon o zagotavljanju sredstev za nekatere nujne programe Republike Slovenije v kulturi in druga zakonodaja s področja kulture.
V omejenih primerih je dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa. Ko posameznik z organizacijo sklene določeno pogodbo (npr. prodaja vstopnic, izvedba izobraževanj), ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov, potrebnih za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik podatkov ne posreduje, organizacija ne more skleniti pogodbe ali izvesti storitve.
Organizacija lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike njenih storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Obdelava osebnih podatkov za namene neposrednega trženja se šteje za opravljeno v zakonitem interesu. Za te namene lahko organizacija uporablja navadno pošto, telefonske klice, elektronsko pošto in druga telekomunikacijska sredstva. Za namene neposrednega trženja lahko obdeluje ime in priimek posameznika, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko in naslov elektronske pošte, tudi brez izrecne privolitve posameznika.
Če organizacija nima druge pravne podlage (zakon, pogodbena obveznost, zakoniti interes), sme zaprositi za privolitev oz. soglasje posameznika, na primer za obveščanje in komunikacijo preko elektronske pošte ali za uporabo fotografij in video posnetkov.
Shranjevanje in varstvo osebnih podatkov
Organizacija hrani osebne podatke le toliko časa, dokler je to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili zbrani. Če podatke obdeluje na podlagi zakona, jih hrani za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Nekateri podatki se hranijo za časa sodelovanja, drugi trajno. Podatke, obdelane na osnovi pogodbenega odnosa, hrani še 6 let po prenehanju pogodbe, v primeru spora pa do 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe ali 5 let po mirni razrešitvi spora. Podatke, obdelane na podlagi privolitve ali zakonitega interesa, hrani do preklica privolitve ali zahteve za izbris. Po prejemu preklica ali zahteve se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja.
Izjemoma lahko organizacija zavrne zahtevo za izbris iz razlogov, kot so uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali izvajanje pravnih zahtevkov.
Organizacija lahko posamezne osebne podatke na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu, vendar v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov tretjim nepooblaščenim osebam. Posredovanje podatkov drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam je mogoče le pod pogojem ustrezne pravne podlage in utemeljene pisne zahteve. Zahteva mora vsebovati podatke vlagatelja, pravno podlago, namen pridobitve, vrste zahtevanih podatkov, obliko in način pridobitve ter identifikacijo zadeve.
Videonadzor v muzeju
V Goriškem muzeju izvajajo videonadzor s pomočjo kamer, nameščenih v okolici vhodov stavb (Depo Ajdovščina, Muzejska zbirka Pristava, Muzejska zbirka Miren, upravna stavba Solkan) ter v notranjosti nekaterih stavb (Muzejska zbirka Grad Kromberk, Muzejska zbirka Pristava - Soba pobega, Muzejska zbirka Miren). Spremljajo se vstopi in izstopi iz stavb na podlagi 77. člena ZVOP-2.
Videonadzor se izvaja tudi za namen varovanja posameznikov (uporabnikov, zaposlenih in obiskovalcev) ter premoženja organizacije, na podlagi zakonitega interesa (točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi s 76. in naslednjimi členi ZVOP-2). Znotraj nekaterih prostorov se izvaja videonadzor, kjer je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja. Ta bo v pomoč pri odkrivanju, obravnavi ali reševanju incidentnih dogodkov, kaznivih dejanj ali odškodninskih zahtevkov.
Videonadzor ne omogoča neobičajnih nadaljnjih obdelav, kot so prenosi v tretje države ali zvočna intervencija v primeru spremljanja dogajanja v živo. Izjema je spremljanje dogajanja v živo v Depoju Ajdovščina, Muzejski zbirki Grad Kromberk, Muzejski zbirki Miren in v Sobi Pobega v Muzejski zbirki Pristava, kar je potrebno zaradi varovanja premoženja in zaščite ljudi. Videonadzor omogoča spremljanje dogajanja v živo s strani pooblaščene osebe.
Informacijska varnost in pravice posameznikov
Organizacija skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture. Informacijski sistemi so zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedeni so ustrezni organizacijsko-tehnični varnostni ukrepi za varstvo osebnih podatkov pred uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom. Posebne vrste osebnih podatkov se posredujejo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom. Posameznik je sam odgovoren za varno posredovanje točnih in verodostojnih podatkov.
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov, njihov popravek ali izbris, omejitev obdelave, ugovor obdelavi ter pravico do prenosljivosti podatkov. Te pravice lahko uveljavlja z zahtevkom, poslanim na naslov organizacije. O zahtevi bo organizacija odločala v roku enega meseca, ki se lahko podaljša za največ dva dodatna meseca. Uveljavljanje pravic je brezplačno, razen če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana. V primeru neutemeljene zahteve lahko organizacija zahtevo zavrne. Če je zahteva utemeljena, bo organizacija ugodila zahtevi in posameznika seznanila z odločitvijo. V primeru, da zahtevi ne bo ugodeno, bo izdana odločba z informacijo o pravici do pritožbe pri nadzornem organu.
Muzeji kot skrbniki nacionalnega bogastva
Muzeji so ustanove s tradicijo, ki skrbijo za zbirke predmetov kulturne dediščine, jih proučujejo in predstavljajo javnosti. Velik del premične dediščine hranijo tudi zasebni muzeji, verske skupnosti, društva, podjetja in posamezniki. Državna javna služba muzejev zajema skrb za nacionalno pomembne zbirke, strokovno pomoč zasebnim lastnikom ter razvoj stroke. Predmeti in zbirke v državnih in pooblaščenih muzejih so kulturni spomenik in nacionalno bogastvo. Tudi predmeti, ki niso inventarizirani v muzeju, lahko pridobijo status nacionalnega bogastva ali kulturnega spomenika. Ministrstvo za kulturo zagotavlja sredstva za izvajanje državne javne službe, s čimer se pokrivajo stroški dela ter splošni materialni in programski stroški. Nacionalno pomembno dediščino želimo ohraniti na ozemlju Republike Slovenije, hkrati pa spoštujemo dediščino drugih držav. Premična dediščina je lahko ogrožena na območjih s slabim nadzorom ali v kriznih žariščih.